Le notariat dans l'air du numérique : vers le zéro papier.

C’est en 2008 avec la mise en place de l’AAE ou Acte Authentique Électronique que la dématérialisation du notariat a été enclenchée. Ces dernières années, ce phénomène ne cesse de croître : visioconférence, signature à distance… tout y passe. Le notariat a emprunté le grand virage du numérique.

UNE DÉMARCHE ÉCORESPONSABLE

La dématérialisation va de pair avec la notion d’écoresponsabilité. Le notariat est, depuis plusieurs années, un secteur sensible aux problématiques environnementales. Dans ce sens, de nombreuses études se tournent vers une pratique zéro papier.

Il est important de savoir que chaque notaire produit environ 500 actes par an sachant qu’un acte et ses annexes représentent approximativement 80 pages et qu’il y a, en France, 16 159 notaires (chiffre officiel du CSN au 31/03/2021), ce qui fait environ 646 millions de pages papiers. Vous comprenez, donc, l’ampleur de l’impact écologique.

Tout de même, les études notariales ont bien évolué, les piles de papiers disparaissent progressivement pour laisser place au numérique et à la dématérialisation. Ainsi, les nombreux outils digitaux, mis à disposition de la profession notariale, permettent d’inscrire, doucement mais sûrement, leurs méthodes de travail dans une démarche écoresponsable.

LE NOTARIAT 2.0

L’essor du numérique au sein de la profession est grandissant au fil des années. Aussi, le recours massif au télétravail a accéléré le passage au digital en vue de gagner en efficacité et d’accélérer le traitement des dossiers. De ce fait, les notaires sont de plus en plus nombreux à utiliser des outils digitaux pour faciliter la gestion de leur étude.

Le président du Conseil Supérieur du Notariat, David Ambrosiano, a, d’ailleurs, déclaré lors du printemps des territoires 2021 qu’actuellement “75% des études sont équipées d’un système de visioconférence agréé par le CSN. Plus de 60% des postes de collaborateurs sont passés en télétravail. Plus de 90% d’actes authentiques électroniques.” Le monde notarial accélère donc sa transformation numérique.

Le recours à la visioconférence est l’un des faits marquants de ces cinq dernières années en permettant de signer des Actes Authentique Électronique à Distance (AAED). Pour mieux comprendre ce principe, découvrez comment Laurence Leguil, secrétaire du bureau du CSN, utilise notre logiciel AUTHEN.TIC pour la visioconférence (à 5 min 10'') :

LA DIGITALISATION PERMET DE RÉINVENTER LA RELATION ENTRE NOTAIRES ET CLIENTS.

Afin d’optimiser la relation client, il existe, sur le marché, plusieurs services personnalisés et sécurisés permettant aux clients de devenir acteur dans l’élaboration de leur dossier.

Dans ce sens, Fichorga met à disposition des études notariales plusieurs outils pour optimiser la productivité de l’office et rendre proactif le client dans la constitution du dossier :

• Visioconférence : pour signer des actes de n’importe où grâce à notre logiciel de rédaction d’actes AUTHEN.TIC.
• Signature à distance [AirMail] : pour signer procurations, compromis ou actes sous seing privé, à distance avec les clients.
• Portail d’échange client [Izinot] : pour échanger divers documents avec les clients, accessible de n’importe où et sur n’importe quel support, afin de faciliter la construction des dossiers.
• Dématérialisation des envois [AirMail] : pour une gestion dématérialisée des courriers simples, courriers recommandés ou avec accusé de réception. 
• Prise de rendez-vous: pour optimiser les agendas et en faciliter la gestion.

Le notariat de demain sera, donc, tourné vers les nouvelles technologies et, de facto, vers l’intelligence artificielle. Le Groupe Fichorga a depuis plusieurs années prit le virage de l’IA notamment en proposant un module nommé 6^ème sens permettant entre autres une rédaction d’actes autonome.